Die technische Infrastruktur für einen Event hat oft unvorstellbare Dimensionen: 100 Sattelschlepper-Ladungen Material für The Next Case
Allein der selbstverständliche Anspruch auf einen reibungslosen Ablauf grenzt an Grössenwahn.
Ein solches Unternehmen war bis vor Kurzem undenkbar. Man hätte gesagt, es grenze an Grössenwahn. Erst die sogenannte Absolute State of the Art Event Technik hat ein auf diesem Niveau funktionierenden DialogPlus ermöglicht. Ausschlaggebend für den Erfolg sind schliesslich ein konzeptionell intelligentes Vorgehen sowie eine minutiöse und detaillierte Planung.
Audiotechnik
Die Frage ist zentral und die Lösung der Aufgabe matchentscheidend:
Wie schafft man es, mit 10’000 Menschen in einer riesigen Halle zu arbeiten und trotzdem eine klangvolle und angenehme Raumakustik zu schaffen?
Für The Next Case wurden für die gemeinsamen Inhalte eine Beschallung über Lautsprecher installiert und für die dezentralen Inhalte der einzelnen Mitarbeiter Simultanempfänger eingesetzt. Beim zentralen Revox-Spezialtonpult liefen alle Signale zusammen und wurden nach Bedürfnis an die Lautsprecheranlage oder die Simultananlage weitergeleitet. Die Banner und der Teppich hatten eine zusätzliche akustische Wirkung. Die Wände der Halle wurden zudem komplett mit schwarzem Molton abgehängt. Mit dieser Massnahme hatte man ein extrem angenehmes Raumklima erreicht, bei dem sich alle Teilnehmer sehr wohl fühlten.
Lichtkonzept
Licht hat eine enorme Einwirkung auf den Menschen, Licht kann eine angenehm anregende Wirkung haben, Licht kann allerdings auch irritieren und müde machen. Was gilt es bei einem Lichtkonzept zu beachten, und ist es auch möglich, in grossen Hallen einzelne Licht-Räume zu schaffen und die Aufmerksamkeit der Menschen zu steuern?
Für The Next Case war die Erarbeitung eines ausgeklügelten Lichtdesignkonzeptes unabdingbar. Die Banner und die Decke waren die zentralen Träger für das Licht. Durch eine Anpassung der Farben konnte der gesamte Raum dem aktuellen Programmbereich entsprechend ausgeleuchtet werden. Bei einer Prioritäten-Ausleuchtung der Decke empfanden die Teilnehmer die Halle in ihrer tatsächlichen Grösse und sie nahmen auch die anderen Foren und Personen wahr. Bei der Ausleuchtung der Banner und Foren dagegen, wurde der Raum, in dem sich ein Teilnehmer befand, klein und er fühlte die Intimität eines Forums. Mit Lichtanimationen konnte die Aufmerksamkeit der Besucher zurück zur Bühne gelenkt werden, und allein mit dem Einsatz von Licht gelang es, die Moderation zu führen und das Programm für die Teilnehmer selbsterklärend erlebbar zu machen.
Kommunikation
Bei jedem Grossanlass ist eine fehlerfrei funktionierende Kommunikation der Organisatoren und Mitarbeiter unabdingbar. Was gilt es dabei zu beachten, um bei dieser Komplexität die Übersicht nicht zu verlieren?
Die Kommunikation zwischen Organisationskomitee und Helfern bildet das Rückgrat eines erfolgreichen Anlasses. Bei The Next Case setzte man auf die Installation einer Funk- und Intercom-Kommunikationsanlage von Riedel. Riedel hat dafür nicht nur das nötige Material, Riedel unterstützt ein derartiges Projekt auch mit dem dafür notwendigen Know-how, um ein effizientes Funkkonzept und eine schlagkräftige Anlasszentrale aufzubauen.
Videotechnik
Video ist heute hochkomplex, die Technologie dazu ist es auch und die Bedienung dafür wurde voll automatisiert. Kann Video also grundsätzlich jeder? Ist das so? Und wie schafft man es, 30 FullHD-Video-Signale zur rechten Zeit am rechten Ort auszuspielen?
Das ist so ganz einfach auch wieder nicht: Dazu muss man allein für die Medienserver einen eigenen Maschinenraum bauen. Von hier aus lässt sich alles kontrollieren und verteilen. Für The Next Case konnten bei Bedarf zusätzliche BackUp-Maschinen zugeschaltet werden. Die synchron ablaufenden Audiokanäle wurden direkt in das Audionetzwerk eingespiesen und von da aus verwaltet. Jedes Forum und die Steglos-LCD-Wand im Newsroom liessen sich so zu jeder Zeit mit dem passenden Content bespielen. Das alles zusammen ist dann wieder einfach… sicher!
Mediensteuerung
Wenn man allen etwas sagen möchte, ist das eine Sache. Wenn alle allen etwas mitteilen möchten, gleichzeitig, dann ist das etwas anderes. Was braucht es, damit Mediensteuerung zentral gesteuert genauso gut funktioniert, wie wenn 28 Moderatoren in verschiedenen Foren komplett dezentral die Kontrolle übernehmen?
Die Lösung ist eine massgeschneiderte, zentrale Showsteuerung, die Licht, Ton und Video kontrollieren kann. Die Regie hat die Hauptkontrolle und gibt bei Bedarf die Touchscreens in den Foren für die Moderatoren frei. Danach wird nur noch überwacht, Steuerbefehle kommen direkt von dem entsprechenden Forum. The Next Case garantiert absolute Freiheit in den Foren bei absoluter Kontrolle der gesamten Abläufe.
Signalverteilung
Es geht nicht, geht nicht! Wie kreiert man eine redundante, flexible und überwachbare Verteilung aller Audi-, Video-, Licht- und Steuersignale?
Dazu muss man komplett neue Wege beschreiten. Für The Next Case fand man die Lösung in der Installation eines durchdachten Glasfasernetzwerkes, das alle Signale im Raum verteilt. Riedel Mediornet war dafür das absolut ideale Produkt. Die permanente Überwachung, die hohe Flexibilität und Qualität haben restlos überzeugt.
Bauleitung
Wie verbaut man das Material von 100 Sattelschlepper-Ladungen in wenigen Tagen?
Es ist ein Zusammenspiel von Logik und Zeit, und anders als bei einem feststehenden oder fassbaren Konstrukt, das mittels vorhandener Anleitung zusammengebaut wird, ist hier die Konfrontation mit unvorhersehbaren Hindernissen allgegenwärtig. Gutes Management allein reicht nicht, Erfahrung und umsichtige Planung sind das A und O einer erfolgreichen Eventbaustelle. Dafür braucht es eine durchdachte Führungsstruktur und kompetente Bauleiter. Minutiöse und detaillierte Bauzeitenpläne und regelmässige Kontrollen und Absprachen während des gesamten Auf- und Abbaus sind Voraussetzung für den Erfolg.
Netzwerkkonfiguration
Eine fixe Infrastruktur so zu vernetzen, bedarf bereits grundsolides Wissen. Ein Event dagegen ist temporär, viele Anlaufstellen sind beweglich, Module austauschbar. Wie vernetzt man erfolgreich einen Event?
Bei einem Event sind lange Testphasen nicht Programm, dafür spielen Ideen, die fortwährend in Bewegung sind eine grosse Rolle. Die Planung scheint zwar durch die dafür notwendige Flexibilät mehr Spielraum zu haben – dem ist aber nicht so. Ein knapper Zeitrahmen und ein fixes Budget verlangen nach der Planung eines durchdachten IT-Netzwerkes, mit dem alles umgesetzt und überwacht werden kann: Lichtprotokolle, Steuerungsbefehle, Internetzugänge und sogar Audiosignale werden über ein modernes Eventnetzwerk ausgetauscht. Eine seriöse Planung ist unumgänglich und führt zu einem flexiblen, leistungsstarken System, das den ganzen Event unterstützt. Auch hier führt kein Weg am Galsfasernetzwerk Mediornet von Riedel vorbei.
Frequenzplanung
Wer kennt ihn nicht, den Frequenzdschungel mit all seinen Überschneidungen, Verboten und Geboten, Unzulänglichkeiten und plötzlich auftretenden Stör- und Fehlerquellen. Es ist wie im Montagmorgenverkehr: Jeder scheint jedem im Weg zu stehen. Wie schafft man einen störungsfreien Funkbetrieb an einem Event?
Jede einzelne Frequenz muss erfasst und zugeordnet werden. Neben den Funkgeräten sind es vor allem die Funkmikrofone und Drahtloskameras, die einander bei schlechter Planung erheblich stören können.
WLAN / Server
Es gibt nichts was peinlicher wäre: Hier die modernste Infrastruktur und die hipeste aller hiper Hard- und Software… und auf der anderen Seite Null Content, no Movement, zero…! Wie bringt man Bewegung und Spannung auf eine Website mit Text, Videos und Abstimmungsfunktionen für 10’000 Teilnehmer?
Bei der Technik ist es nicht anders als beim Konzept von Content. Man braucht verlässliche Partner und erprobte Systeme, die im Voraus alle erdenklichen Probleme erkennen und verhindern. Bei The Next Case haben ausgiebige Tests und eine stete Überwachung dazu geführt, dass über 6’000 Devices gleichzeitig auf der für den Event eigens realisierten Homepage Videos angeschaut und Abstimmungen durchgeführt haben, und zwar ohne Engpässe zu generieren. Auch die Sicherheit war im gewünschten Mass jederzeit gewährleistet.