Die Planung

Nochmals zurück zur Planung: Welche Voraussetzungen sind gegeben, welche Aspekte zu berücksichtigen?

Die Planung für einen solchen Anlass verlangt enorme Planungsmassstäbe. Damit 10’000 Teilnehmer in einem Raum zusammenarbeiten können, werden zum Beispiel an die Sicherheit sehr hohe Ansprüche gestellt. Eine Halle muss ohne Panik evakuiert werden können, die Zeit für ein solches Szenario muss zuvor berechnet und die Umsetzung sichergestellt werden. Aber auch ganz praktische Informationen müssen vorab geklärt werden. So will zum Beispiel der Organisator wissen, wie lange die Teilnehmer benötigen, um in den Lunch-Bereich in die Untere Halle zu kommen? Bei The Next Case wurde dafür anhand eines 3D-Modells mit Simultationen berechnet, was im Fall einer Evakuation passiert und was passieren könnte, worauf in einem Notfall zu achten ist, welche Massnahmen dafür im Vorfeld zu ergreifen sind, um innerhalb eines ebenfalls maximal berechneten Timings hundertprozentige Sicherheit zu gewähren. Solche Auflagen gilt es zu erfüllen, bevor die Feuerpolizei eine Bewilligung zu so einem Event erteilt. Im Fall von The Next Case waren solche Vorarbeiten unumgänglich, weil dieses Event in dieser Grössenordnung ein Novum war.

Die Foren

Wie werden für einen derartigen Event die Foren strukturiert?

Die Foren sind alle einheitlich gestaltet und auf höchste Arbeitseffizienz ausgerichtet. Eine schlichte Bühne stellt den Moderator in Szene, die Banners geben dem Forum halt ohne sich von den anderen Teilnehmern abzuschotten. Das Erlebnis des Zusammenarbeitens bleibt gewahrt, ebenso der Blick über alle 27 Foren. Die einzelnen Workspaces bieten bis zu 11 Teilnehmern eine angenehme und anregende Atmosphäre für die Diskussionen untereinander.

Design: der Newsroom

Wie teilt man eine riesige Fläche von über 38’000 m2 auf? Gibt es einen zentralen Ort, so etwas wie ein Dorfplatz?

Der Newsroom als Herzstück ist in der Tat eine Art Dorfplatz, er befindet sich in der Mitte der 38’000m2 grossen Messehalle 1 in Basel. Um ihn herum gruppieren sich die Foren, in denen bis zu 500 Teilnehmer Arbeiten.

Gab es Vorbilder für den Newsroom?

Die Gestaltung des Newsrooms entstammt aus modernen Zeitungs-Redaktionen, wo er die Aufgabe des eigentlichen Kommandoraums zur täglichen, ja stündlichen Produktion darstellt. Besuche bei Ringier und NZZ, zwei der führenden Print-Medienhäusern in der Schweiz, haben uns inspiriert und die Funktionalität eines echten Newsrooms gegeben. Angereichert mit einem Live-TV Studio wird er zu mehr als nur einem Eye-Catcher, er ist Lieferant für Inhalte und Side-Kicks für die Moderatoren in den Foren.

Willkommen

Wie organisieren Sie den Flow der eintreffenden Gäste, wie weiss jeder Teilnehmer, wo er hingehört?

10’000 Teilnehmer kommen nicht zur selben Zeit an, aber fast. Die Halle 1.0 wurde darum mit einem riesigen Welcome Buffet ausgestaltet. Hier trifft man sich, hier wird erstmals „hallo“ gesagt. Das schlichte Design will Wegweisen, nicht blenden, will Stimmung schaffen, nicht protzen. Die Teilnehmer werden neugierig gemacht, auf den grossen Tag, in einem Ambiente der Geborgenheit, nicht mit der Konfrontation von einer unbekannten Dimension. Die dafür angebrachten Banners, hier auf einer Gesamtlänge von über 500 Metern an die Decke gehängt, schaffen ein räumliches Gefühl – gänzlich ohne Wände oder künstlich aufgebauten Grenzen. Eine vorgängig kommunizierte Sektoreneinteilung bringen die Teilnehmer schon in die richtige Gegend. Die ausgeklügelte Signalethik führt anschliessend eine Etage nach oben, wo der eigentliche Tag beginnt. Die Halle 1.0 wird danach zum Lunchbuffet ausgestattet.