Die Ausstattung

Nochmals zurück zur Planung: Welche Voraussetzungen sind gegeben, welche Aspekte zu berücksichtigen?

Für ein Event wie The Next Case nimmt die Logistik für die Ausstattung gewaltige Ausmasse an. Mit über 30 Sattelschleppern wurde das Mobiliar aus halb Europa nach Basel gefahren – die ersten 10’000 Stühle waren dafür bloss ein kleiner Anfang. Für The Next Case wurden allein im szenentechnischen Bereich über 50’000 m2 Teppich verlegt, 2 Kilometer Vorhang gehängt und 1’500 m Stoffbanner installiert. Damit dies zusammen mit der Audio- und Video-Technik in knapp einer Woche gebaut werden kann, arbeiten dafür vier externe Bauleiter in 45 verschiedenen Sektoren nach bautechnischen Arbeiten aufgeteilt – und das im 24-Stunden-Betrieb.

Workshops

Ist es an einem derartigen Anlass überhaupt möglich, produktiv zu arbeiten?

Ja, in überschaubaren Gruppen von 200 bis 500 Personen, die jeweils von einem Moderator geführt werden. In jedem Forum mit einer Gruppen-Arbeitsgrösse von ca. 150 bis maximal 500 Personen können individuelle Inhalte und Workshops umgesetzt werden. Ein Workshop-Moderator kann Filme einspielen, Themen lancieren und Diskussionsrunden starten.
In Kleingruppen zu fünf bis sechs Personen lassen sich zudem Themen diskutieren. Über die Web-Plattform wiederum werden individuelle Umfragen beantwortet. Jedes Forum hat eine individuelle Auswertung, mit welcher der Workshop-Moderator arbeitet und Resultate in die Forumsgruppe zurückspiegeln kann.

Das alles fliesst natürlich in den Newsroom! Hier behält die Redaktion den Überblick über die Geschehnisse. So werden auch die individuellen Stimmen wahrgenommen. In Gesamtauswertungen können so schliesslich die Themen und Meinungen abgefragt und ausgewertet werden.

Wo bleibt das Individuum?

Hat bei 10’000 Menschen an einem Anlass die Meinung eines einzelnen Teilnehmers überhaupt noch ein Bedeutung? Wie wird eine leise, einzelne Stimme wahrgenommen?

Alle Teilnehmer bewegen sich über WLAN auf der Web-Plattform, sie sind stets online, können sich mitteilen, Beiträge kommentieren oder Bilder an der Social Wall hochladen. Die Web-Plattform ist fester Bestandteil von The Next Case und wird auch als Arbeitstool in den Workshops eingesetzt.

Das Spiel mit der Dimension

Wie ist es möglich, ein Individuum in der Masse von 10’000 Menschen zu orten, anzusprechen, ihm das Gefühl zu geben, als Teil des grossen Ganzen eine wichtige Aufgabe zu haben?

Über multimediale Technik können in einem grossen Raum 2’500 bis 10’000 Menschen (Anzahl nach oben unbeschränkt) erreicht werden. In einer grundsätzlich offenen Architektur, mit raffiniertem Licht- und Audio-Konzept sowie grossen Projektionen für jeweils 150 bis 500 Personen lässt sich den Teilnehmern das Gefühl suggerieren, Bestandteil etwas ganz Grossem zu sein. Mit visuellen Jingels und Trennern, bei denen Lichteffekte und eine starke Tonspur über die Lautsprecheranlage Druck machen, wird dieser Eindruck noch um ein Vielfaches verstärkt.

Eine sehr grosse Halle, bespielt mit unzähligen Grossprojektionen, mit Lichteffekten und einer qualitativ starken Audioanlage lässt jeden einzelnen Teilnehmer die gewaltige Dimension erleben und vermittelt ihm gleichzeitig das Gefühl, selbst im Zentrum zu stehen.

Konkret werden die Menschen mit dem Konzept von The Next Case als grosses Ganzes über die Live-Übertragung in der gesamten Halle erreicht. Zwei Hosts führen durch den Tag, nehmen die Menschen sozusagen an der Hand, führen Gespräche und geben die gewünschte Struktur – auf Bedarf in mehreren Sprachen mit Simultanübersetzung. Viermal am Tag gibt es Breaking-News: Sie sind Bestandteil des grossen Ganzen und verbinden die Teilnehmer in einer Art Gemeinschaftserlebnis.

Breaking-News

Kann mit einer wiederkehrenden News-Sendung, also quasi mit einer Mini-Tagesschau, 4 bis 5 Mal an diesem Tag, wirklich ein Gemeinschafts-Gefühl unter 10’000 Menschen entstehen?

In 4 bis 8 Minuten werden jeweils die Höhepunkte der letzten Stunden zusammengefasst. Kurz und prägnant, mit Grafiken und Videoeinspielungen. Die Ergerbnisse von Umfragen werden aufgelöst und überraschende Begebenheiten aus den Workshops aufgenommen.

Hier erleben alle zusammen die Highlights des Tages, die sie eventuell verpasst haben. Mit diesen News kommt das Gemeinschaftsgefühl auf, die Erkenntnis, gemeinsam einen unglaublichen Tag zu erleben. Und: In den individuellen Stories über Menschen, kann sich jeder Teilnehmer wiedererkennen.

Der Newsroom

Für einen einzigen Tag einen voll funktionfähigen Newsroom aufbauen?
Inklusive TV-Studio und Webcenter? Mit recherchierenden Journalisten, Fotografen, Reportern und Video-Journalisten? Ist das nicht übertrieben?

So betrachtet – ja. Aber es braucht weniger als man denkt. Im Zentrum steht ein echter Newsroom mit dem typischen grossen Kontroll-Screen im Hintergrund. An 20 bis 40 Arbeitsplätzen produziert ein eingespieltes Profi-Team den ganzen Tag Informationen und Stories. Wie in einer modernen Redaktion werden laufend Geschichten und Beiträge veröffentlicht. Fotografen produzieren Bildstrecken, Reporter schreiben Beiträge und Video-Journalisten sind unterwegs, um Stimmen und Hintergrundstorys zu drehen. Von zentraler Bedeutung ist dabei die emotionale Ebene. Neben Sachthemen gibt es ebenso Boulevard, Geschichten zum Schmunzeln, auch einmal etwas Trauriges. Wer den Content verfolgt, wird viel Freude haben, vielleicht gar eine Träne verdrücken. Verbreitet wird der Content über die – bei den Teilnehmern inzwischen vertraute – Web-Plattform und über sogenannte ‚Breaking-News‘: eine TV-Sendung (viermal an diesem Tag). Diese wird live im Newsroom produziert und über unzählige Projektionen parallel in der Halle verbreitet.

Der grosse Tag

Was macht es schliesslich aus, dass jeder einzelne Teilnehmer nach diesem Tag das Gefühl hat: Ich habe etwas ganz Besonderes erlebt?

Es ist die Dramaturgie, die Art, wie die Botschaft überbracht wird, und wie sie von den Teilnehmern aufgenommen wird. Dabei geht es darum, zu Beginn des Tages fixe Vorstellungen oder Werte der Teilnehmer in Bewegung zu bringen und diese am Ende des Tages in einer neuen Form zu positionieren. Die Reihenfolge und Verknüpfung der einzelnen Szenen folgt dem Ursache-Wirkungs-Prinzip. Jede Szene basiert auf der vorangehenden, setzt sich nach einem logischen „roten Faden“ zur nächsten Szene fort und führt schliesslich selbsterklärend zum Ziel der Botschaft.

Die Abfolge des Programms wird von der Regie in einer geordneten Führung sichergestellt, die Teilnehmer erleben den Weg durch die einzelnen Szenen mit steigender Spannung und erkennen schliesslich Sinn und Bedeutung einer Botschaft. Der Tag wird unvergesslich bleiben, weil die Teilnehmer nicht Zuschauer sind, sie sind Teil der Geschichte, sie sind an diesem Tag die Protagonisten, sie werden Botschafter der Botschaft.

Das Tool

Welches ist das richtige Werkzeug, um mit Menschen in einen Dialog zu treten? Kann man die Teilnehmer auf das Event an diesem Tag schon im Vorfeld neugierig machen, sie vorbereiten und vorbereiten lassen?

The Next Case nutzt dafür eine interaktive, moderne Web-Plattform. Sie ist zentrales Kommunikationsmittel im Vorfeld des Events, am grossen Tag selbst und sie bleibt es auch danach. Die Plattform hat für die Betreiber und User interaktive Funktionen und lässt auch eine Interaktion zwischen zwei individuellen oder mehreren Personen zu.

Die Web-Plattform gleicht in ihrer Aufmachung einem Newsportal, sie ist optisch und inhaltlich angelehnt an erfolgreiche Seiten in dem jeweils betroffenen Land des Kunden (Beispiel Schweiz: www.blick.ch, www.srf.ch, www.tagesanzeiger.ch, etc.). Im Vorfeld werden die Teilnehmer über die Plattform mit allen relevanten Informationen zu den Themen beliefert, sie werden neugierig gemacht, die Spannung auf den Tag wird bereits Wochen zuvor aufgebaut.

Die Aufmachung der Site ist in professionellem, journalistischen Genre gehalten, zum Teil mit Tiefe und Hintergrundinformationen, aber ebenso mit interessanten und unterhaltenden Features. Bref: Es ist für die jeweilige Zielgruppe eine Site von Relevanz, modern aufgemacht (mit Videos und Bildstrecken, mit Infografiken und animierten Skizzen), leseappetitlich gestaltet und interessant geschrieben.

Im Vorfeld des Events wird eine Interaktion mit Umfragen zu Themen und mit Wettbewerben gestartet. Die Teilnehmer lernen so ganz beiläufig mit dem Online-Tool umzugehen – das ist nicht unwichtig, denn das Tool wird auch am grossen Tag eine zentrale Rolle spielen.

Motivation

Wie kann man tausende von Menschen dazu motivieren, auf eine Reise mitzukommen? Auf eine Reise, die nicht langweilig werden darf? Eine Reise, deren Destination daily business heisst?

Man kann jedes Thema interessant aufbereiten, es gibt schlicht keine langweiligen News, es ist die Sicht des Betrachters – und die darf nicht langweilig sein. Dafür braucht es ein gutes Konzept und viele gute Ideen, einzelne Themen von einer neuen Perspektive anzugehen, sie interessant zu präsentieren, neugierig zu machen, Emotionen zu wecken und zu faszinieren.

Das können dann durchaus auch Themen und Traktanden sein, die sich gewöhnlich anhören, so wie:

eine neue Strategie vermitteln
die Motivation stärken
die persönliche Identifikation mit der Firma festigen
individuelle Inputs und Vorschläge anhören
ein Gemeinschafts- und Geborgenheitsgefühl schaffen
sie bei einem Change-Prozess an die Hand nehmen und begleiten
und vieles mehr

Die Planung

Nochmals zurück zur Planung: Welche Voraussetzungen sind gegeben, welche Aspekte zu berücksichtigen?

Die Planung für einen solchen Anlass verlangt enorme Planungsmassstäbe. Damit 10’000 Teilnehmer in einem Raum zusammenarbeiten können, werden zum Beispiel an die Sicherheit sehr hohe Ansprüche gestellt. Eine Halle muss ohne Panik evakuiert werden können, die Zeit für ein solches Szenario muss zuvor berechnet und die Umsetzung sichergestellt werden. Aber auch ganz praktische Informationen müssen vorab geklärt werden. So will zum Beispiel der Organisator wissen, wie lange die Teilnehmer benötigen, um in den Lunch-Bereich in die Untere Halle zu kommen? Bei The Next Case wurde dafür anhand eines 3D-Modells mit Simultationen berechnet, was im Fall einer Evakuation passiert und was passieren könnte, worauf in einem Notfall zu achten ist, welche Massnahmen dafür im Vorfeld zu ergreifen sind, um innerhalb eines ebenfalls maximal berechneten Timings hundertprozentige Sicherheit zu gewähren. Solche Auflagen gilt es zu erfüllen, bevor die Feuerpolizei eine Bewilligung zu so einem Event erteilt. Im Fall von The Next Case waren solche Vorarbeiten unumgänglich, weil dieses Event in dieser Grössenordnung ein Novum war.